www.inforegulasi.com Berdasarkan Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 Tentang Kode Klasifikasi Arsip Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah, yang dimaksud Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Pengertian arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.
Sahabat www.inforegulasi.com, Diterbitkan Peraturan
Menteri Dalam Negeri atau Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 Tentang
Kode Klasifikasi Arsip Di Lingkungan Kemendagri dan Pemda ini pedoman bagi
unit kerja di
lingkungan Kementerian dan Pemerintah Daerah untuk menciptakan keseragaman penggunaan Kode Klasifikasi Arsip dalam pengelolaan
kearsipan. Adapun yang dimaksud kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman
kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan
terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan
kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal
akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun
perseorangan.
Sebagaimana diketahui secara
umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat
pengambil keputusan, bukti
pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki
fungsi primer dan sekunder.
Fungsi primer arsip adalah
nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut
sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan
selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan.
Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah
maupun teknologi.
Sedangkamn fungsi sekunder arsip
adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta
arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta,
perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan
pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna pembuktian dan
penginformasian.
Arsip memiliki sifat dan
karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain : a) Autentik, yang
dimaksud autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi
mengenai waktu dan tempat arsip dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan,
bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya; b) Legal yaitu dokumentasi
untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi
bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan; c) Unik karena tidak dibuat massal dan
memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasi (dibuat tembusan) akan
memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan; d) Terpercaya sehingga
dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan
kegiatan
Ditegaskan dalam Peraturan
Menteri Dalam Negeri atau Permendagri Nomor
83 Tahun 2022 Tentang Kode Klasifikasi Arsip Di Lingkungan Kemendagri dan Pemda,
bahwa Klasifikasi Arsip di
lingkungan Kementerian dan Pemerintah Daerah
disusun sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan. Klasifikasi arsip disusun
berdasarkan tugas dan
fungsi pencipta arsip yang
meliputi: a) fungsi fasilitatif; dan b) fungsi substantif. Fungsi
fasilitatif merupakan kegiatan
yang menghasilkan produk administratif
atau penunjang dari
tugas yang dilakukan di unit kerja di
lingkungan Kementerian dan
perangkat daerah. Fungsi substantif
merupakan kegiatan pelaksanaan tugas dan fungsi kegiatan pokok Pencipta Arsip yang
membedakan antara Pencipta Arsip yang satu dengan yang lain.
Adapun Klasifikasi
Arsip menggunakan Kode Klasifikasi
Arsip berupa angka. Kode Klasifikasi Arsip berfungsi
sebagai dasar penomoran
surat, pemberkasan,
penataan, penyusutan, dan
penemuan kembali arsip. Ketentuan
mengenai Kode Klasifikasi
Arsip tercantum dalam Lampiran
yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Dalam Negeri Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 ini.
Untuk Bapak/Ibu yang
mengelala kerasipan di lingkungan kemendagri dan pemerintah daerah, seperti
pengelola kerasipan di sekolah, desa/kelurahan, kecamatan, pemerintahan
kabupaten/kota silahkan download dan baca Permendagri
Nomor 83 Tahun 2022 Tentang Kode Klasifikasi Arsip Di Lingkungan Kementerian
Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah. LINK DOWNLOAD PERMENDAGRI NOMOR 83 TAHUN 2022 DISINI
Demikian informasi tentang Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 Tentang
Kode Klasifikasi Arsip Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah
Daerah. Semoga dapat membantu Bapak/Ibu dalam melaksanakan tugas sehari-hari
di bidang kerasipan. (https://www.inforegulasi.com/)
